Tips para administrar mejor tu tiempo

Todos en algún momento, sin excepciones, hemos desperdiciado el tiempo. Las personas que ocupan eficientemente su tiempo administran bien el tiempo que tienen disponible. La administración del tiempo se refiere a la acción de planear, dirigir y organizar nuestras actividades para realizarlas en el momento preciso. Administrar eficientemente nuestro tiempo contribuye a lograr nuestros objetivos, sean estos laborales o personales. La meta de la administración del tiempo no debiera ser programar cada momento del día. En vez de eso, nos debe permitir tomar decisiones informadas respecto a la forma en que utilizaremos nuestro tiempo.
Al tomar el control de la manera como ocupas tu tiempo aumentarás tus probabilidades de alcanzar tus metas en el tiempo establecido.
Algo importante es que mientras administres tu tiempo, te será más fácil realizar tus actividades. Hay muchas estrategias para la planeación diaria del tiempo, pero hay 4 elementos comunes:

1. Definir las actividades a realizar. En qué vas a utilizar tu tiempo? No tener una “lista de actividades”, es el camino mas corto a perder el tiempo.
2. Jerarquizar actividades. Primero lo primero. Es importante saber diferenciar entre lo urgente y lo importante. No confundirlos es clave para administrar bien el tiempo.
3. Delimitar el tiempo de cada actividad. Cuánto tiempo dedicaras a cada actividad? Cuánto le dedicas actualmente? Como puedes mejorar?
4. Organizar un horario. Recuerda, no se trata de programar cada momento del día. Tu horario debe ser lo suficientemente flexible para atender algunos imprevistos que surjan.

Identificar y eliminar distractores
Conocer el tiempo que actualmente dedicas a tus actividades, te ayudará a emplearlo mejor en el futuro. Desperdiciar el tiempo es emplearlo en actividades que nos impiden hacer las cosas que debemos o queremos hacer. Trata de identificar los “agujeros negros” que lo consumen.
Una técnica para saber en que estas usando actualmente tu tiempo es crear un registro. Elabóralo para que refleje realmente en que lo has gastado.
Las anotaciones no tienen que ser de cada momento, pero si explicar que pasa con bloques de tiempo, tal vez de unos 15 minutos cada uno. Esta técnica la puedes combinar con la de “muestreo de trabajo” si estas familiarizado con ella.
Primero lo primero
Para administrar eficazmente el tiempo, comienza por identificar prioridades y establecer metas durante un periodo especifico. No sólo te plantees metas generales (“pasar tiempo con mis hijos”), hazlo en términos específicos y medibles (“convivir tantas horas”).
Definir tus prioridades implica identificar tareas y actividades quieres hacer, en orden de importancia. No hay prioridades correctas o incorrectas, sólo tú decides qué quieres lograr y en que orden. Parte de tu éxito personal dependerá del balance que logres hacer de la energía y tiempo asignado a atender lo urgente y lo importante. Entendemos por URGENTE tareas y actividades que te exigen una atención inmediata. Lo IMPORTANTE es lo que le da sentido a la existencia a largo plazo de una persona.
Una de las herramientas mas simples para asignar prioridades es la llamada matriz de administración del tiempo. Resulta muy útil porque nos ayuda a planificar y organizar nuestras actividades en función de su importancia y urgencia. Contiene dos columnas: URGENTE | NO URGENTE. Con dos renglones: IMPORTANTE | NO IMPORTANTE. En la matriz se categorizan las actividades según caigan en las siguientes categorías:

• Urgente e Importante, son las actividades que tienen que ser atendidas de manera inmediata.
• Urgente y No Importante, es comúnmente las cosas que hemos pospuesto y terminan por volverse urgentes.
• No Urgente e Importante, actividades q TENEMOS q realizar pero tenemos un periodo de tiempo mas amplio para hacerlo.
• No Urgente y No Importante, actividades q son innecesarias y prescindibles, ya que no arrojan ningún beneficio directo.

Administrar bien nuestro tiempo significa poner primero lo primero. El reto entonces es definir qué es lo Primero en nuestras vidas. Pero, ¿cómo determinar que es lo primero?  “Vale la pena invertir tiempo en encontrar qué es lo primero en nuestras vidas.” El comenta que lo primero es “eso” que decidiéramos hacer si solo tuviéramos un día más de vida. Independientemente de los beneficios en términos de eficiencia.

La Técnica Pomodor
Otra de mis amigas de Twitter, compartió con nosotros la Técnica Pomodor, que trataré de explicarla (solo espero haberla entendido bien).

• Elabora una lista de las tareas para hacer durante el día, que incluya una sección rotulada “Imprevistos y Actividades Urgentes”.
• Necesitas tener un reloj donde cuentes periodos de tiempo fijos 25 minutos para completar una tarea.
• Te enfocas en la tarea y al concluir el periodo de 25 minutos, puedes tomarte hasta 5 para descansar o recrearte.Una vez terminados estos 5 minutos, se inicia una nueva iteración de 25. Estos periodos de tiempo son llamados pomodoros.
• Después de cada 4 pomodoros puedes tomar un descanso mas largo.
• Puedes usar tantos pomodoros como sean necesarios para la realizacion de una tarea.
• Y las tareas junto con los pomodoros se van apuntando en una libreta.

De decisiones, acciones y consecuencias.

Piensa por un momento en alguna situación muy buena que hayas vivido.
Piensa ahora en una experiencia muy difícil que hayas pasado.
Piensa como esas dos te han llevado hasta donde hoy estás.
Ház un esfuerzo y recuerda cada detalle de lo que ocurrió tanto en aquellos grandes momentos, como en esos que preferirías no recordar.
Piénsalo y recuerda las decisiones que en esos momentos tomaste y con las que hasta ahora has tenido que vivir.
No pienses en las razones o factores que predispusieron a cada situación. La vida sucede, hay muy gratas experiencas y otras muy dolorosas también. Sobre eso no tenemos control.
Pero lo que sí podemos controlar es lo que decideremos hacer a partir de ese momento y el saber que cada decisión que tomemos traerá consigo una serie de consecuencias, ni buenas ni malas, solo consecuencias, que irán formando parte de nuestra realidad.
Tal vez alguien perdió su trabajo y decidió que no servía para trabajar... En tanto que otro decidió aprender y enfocarse en aquello que tenía que mejorar...
Tal vez alguien decidió salir a tomar con sus amigos en lugar de terminar ese importante proyecto que al día siguiente tenía que entregar... Mientras que otro decidió ignorar a sus amigos por mucho tiempo para enfocarse solo en trabajar...
Puede ser que alguien haya fallado una y otra y otra vez, pero haya decidido continuar luchando porque sabe que con cada fallo está mucho más cerca del acierto... a la vez que otro simplemente ya no quizo seguir...
Posiblemente alguien decidió ignorar las señales que su organismo le enviaba de dolor y que ahora lo tienen delicado de salud... Y a lo mejor alguien decidió comenzar a cuidar su salud a partir de hoy.
Piensa en todas las decisiones que hasta el día de hoy has tomado y piensa en la realidad que con estas te has formado.
Piensa en lo importante que es cada decisión que haces, piensa en las acciones que como resultado de tus decisiones habrás de tomar y acepta con congruencia las consecuencias que estás traerán.

La pesadilla de la reversión

En la ceremonia que los panistas organizaron para recordar a Carlos Castillo Peraza, el presidente del PAN esbozó con brevedad pero con contundencia una pesadilla probable: el retorno del PRI a Los Pinos. Ya lo había dicho antes pero hasta ahora, quizá por la asociación con el político yucateco, las palabras de Nava cobraron en mi imaginación el peso que merecen. El retorno del PRI nos conduciría de nuevo a los tiempos de la arbitrariedad y del despotismo, de las camarillas, la opacidad, la corrupción y el corporativismo. La advertencia de Nava me transportó a un México de pesadilla. Habrá que hacer todo lo posible por impedirlo, pensé. Hay que tener muy claro de lo que son capaces los priistas.
Si el PRI regresa al poder podrían pasar cosas horribles. Pienso que si ese espantoso escenario fuera realidad, el amiguismo y no el mérito serían los criterios de reclutamiento del gobierno federal. ¡Qué terrible sería que el equipo presidencial volviera a estar conformado por asociaciones de camarilla y no por el mérito o la experiencia. Los amigos del presidente, por el hecho de ser amigos del presidente, en el gabinete del presidente. El cuadro que apareció en mi imaginación fue volviéndose cada vez más preocupante. Si los priistas regresan, se restauraría la lealtad como el requisito básico de reclutamiento, dando paso a una improvisación costosísima para el país. Todo lo que el país ha avanzado en términos de profesionalización administrativa podría venirse abajo. Empecé entonces a imaginar que, quien nada sabe de telecomunicaciones podría llegar, de pronto, a dirigir la política de telecomunicaciones, o que quien no ha tenido contacto con la legislación laboral, estuviera súbitamente a cargo de aplicarla. A esa irresponsabilidad nos llevaría el retorno del PRI. Tiene razón César Nava: esa reversión sería terrible.
La reversión autoritaria restituiría poder a las corporaciones mafiosas que crecieron al amparo del priismo. Sin duda, todo lo que hemos ganado en la limpieza del sindicalismo sería revertido. Los mimos a las jerarquías sindicales retornarían. Me espantó una imagen producto de mi malsano pesimismo: el horror de que el sindicato de maestros se pudiera adueñar de la política educativa. Eso sería gravísimo, pensé. En un grado extremo de cinismo, los priistas podrían llegar a un pacto electoral con esa organización y les entregarían posiciones políticas, a cambio de los votos. La desvergüenza de los priistas es tal que podrían colocar a un pariente de la cacique sindical en una alta posición administrativa. El corporativismo se incrustaría en el corazón de una política vital para nuestro futuro. Todo lo que ha luchado el PAN para librar a México de las garras del corporativismo, todo lo que lucharon los panistas para combatir los chantajes de un sindicalismo que impide el cambio, se vendría abajo si gana el PRI la presidencia. En honor a Carlos Castillo Peraza que denunció con elocuencia la siniestra imbricación del sindicato magisterial en la política pública, hay que impedir esa tragedia. Cuánta razón tiene Nava: sería un horror esa reversión histórica.

Si algo hemos ganado en los últimos años es el avance en materia de transparencia y lucha contra la corrupción. Pero si llegan los priistas al poder, no tengo la menor duda de que le declararían la guerra al proyecto. Imagino que, si recuperan la presidencia, los priistas tratarían de estrangular presupuestalmente al IFAI. Me imagino que, en lugar de recibir respaldo del gobierno para profundizar su acción, los priistas se dedicarían a combatirlo. Llego a imaginar una administración priista en donde los colaboradores del presidente demandarían judicialmente al IFAI, para restaurar la opacidad y echar abajo sus resoluciones. Y tal vez tengan éxito. Podrían invocar el argumento típico de las autocracias: la emergencia y la seguridad nacional. Sería una desgracia histórica tener un gobierno que actúa en contra de la transparencia. De llegar el PRI a la presidencia, no me cabe la menor duda de que las consecuencias serían terribles para la lucha contra la corrupción. Imagino que, de recuperar el Ejecutivo federal, los priistas provocarían que México retrocediera en los índices internacionales que miden la corrupción. Con los priistas podríamos llegar a retroceder una década y veríamos cómo Guatemala nos supera en la tabla. Que no nos quede duda de lo costoso que sería el retorno del PRI.
¿La política exterior de los dinosaurios? Otro retorno lamentable. La diplomacia de los priistas se dedicaría a congraciarse con dictadores y olvidaría la agenda de los derechos humanos. Los organismos internacionales de derechos humanos nos tendrían en la mira, mientras nosotros cerramos los ojos a las dictaduras del vecindario. Sería tan costosa la llegada del PRI al poder en el 2012 que podríamos llegar a perder la paz. Dios no lo quiera.