Tips para administrar mejor tu tiempo

Todos en algún momento, sin excepciones, hemos desperdiciado el tiempo. Las personas que ocupan eficientemente su tiempo administran bien el tiempo que tienen disponible. La administración del tiempo se refiere a la acción de planear, dirigir y organizar nuestras actividades para realizarlas en el momento preciso. Administrar eficientemente nuestro tiempo contribuye a lograr nuestros objetivos, sean estos laborales o personales. La meta de la administración del tiempo no debiera ser programar cada momento del día. En vez de eso, nos debe permitir tomar decisiones informadas respecto a la forma en que utilizaremos nuestro tiempo.
Al tomar el control de la manera como ocupas tu tiempo aumentarás tus probabilidades de alcanzar tus metas en el tiempo establecido.
Algo importante es que mientras administres tu tiempo, te será más fácil realizar tus actividades. Hay muchas estrategias para la planeación diaria del tiempo, pero hay 4 elementos comunes:

1. Definir las actividades a realizar. En qué vas a utilizar tu tiempo? No tener una “lista de actividades”, es el camino mas corto a perder el tiempo.
2. Jerarquizar actividades. Primero lo primero. Es importante saber diferenciar entre lo urgente y lo importante. No confundirlos es clave para administrar bien el tiempo.
3. Delimitar el tiempo de cada actividad. Cuánto tiempo dedicaras a cada actividad? Cuánto le dedicas actualmente? Como puedes mejorar?
4. Organizar un horario. Recuerda, no se trata de programar cada momento del día. Tu horario debe ser lo suficientemente flexible para atender algunos imprevistos que surjan.

Identificar y eliminar distractores
Conocer el tiempo que actualmente dedicas a tus actividades, te ayudará a emplearlo mejor en el futuro. Desperdiciar el tiempo es emplearlo en actividades que nos impiden hacer las cosas que debemos o queremos hacer. Trata de identificar los “agujeros negros” que lo consumen.
Una técnica para saber en que estas usando actualmente tu tiempo es crear un registro. Elabóralo para que refleje realmente en que lo has gastado.
Las anotaciones no tienen que ser de cada momento, pero si explicar que pasa con bloques de tiempo, tal vez de unos 15 minutos cada uno. Esta técnica la puedes combinar con la de “muestreo de trabajo” si estas familiarizado con ella.
Primero lo primero
Para administrar eficazmente el tiempo, comienza por identificar prioridades y establecer metas durante un periodo especifico. No sólo te plantees metas generales (“pasar tiempo con mis hijos”), hazlo en términos específicos y medibles (“convivir tantas horas”).
Definir tus prioridades implica identificar tareas y actividades quieres hacer, en orden de importancia. No hay prioridades correctas o incorrectas, sólo tú decides qué quieres lograr y en que orden. Parte de tu éxito personal dependerá del balance que logres hacer de la energía y tiempo asignado a atender lo urgente y lo importante. Entendemos por URGENTE tareas y actividades que te exigen una atención inmediata. Lo IMPORTANTE es lo que le da sentido a la existencia a largo plazo de una persona.
Una de las herramientas mas simples para asignar prioridades es la llamada matriz de administración del tiempo. Resulta muy útil porque nos ayuda a planificar y organizar nuestras actividades en función de su importancia y urgencia. Contiene dos columnas: URGENTE | NO URGENTE. Con dos renglones: IMPORTANTE | NO IMPORTANTE. En la matriz se categorizan las actividades según caigan en las siguientes categorías:

• Urgente e Importante, son las actividades que tienen que ser atendidas de manera inmediata.
• Urgente y No Importante, es comúnmente las cosas que hemos pospuesto y terminan por volverse urgentes.
• No Urgente e Importante, actividades q TENEMOS q realizar pero tenemos un periodo de tiempo mas amplio para hacerlo.
• No Urgente y No Importante, actividades q son innecesarias y prescindibles, ya que no arrojan ningún beneficio directo.

Administrar bien nuestro tiempo significa poner primero lo primero. El reto entonces es definir qué es lo Primero en nuestras vidas. Pero, ¿cómo determinar que es lo primero?  “Vale la pena invertir tiempo en encontrar qué es lo primero en nuestras vidas.” El comenta que lo primero es “eso” que decidiéramos hacer si solo tuviéramos un día más de vida. Independientemente de los beneficios en términos de eficiencia.

La Técnica Pomodor
Otra de mis amigas de Twitter, compartió con nosotros la Técnica Pomodor, que trataré de explicarla (solo espero haberla entendido bien).

• Elabora una lista de las tareas para hacer durante el día, que incluya una sección rotulada “Imprevistos y Actividades Urgentes”.
• Necesitas tener un reloj donde cuentes periodos de tiempo fijos 25 minutos para completar una tarea.
• Te enfocas en la tarea y al concluir el periodo de 25 minutos, puedes tomarte hasta 5 para descansar o recrearte.Una vez terminados estos 5 minutos, se inicia una nueva iteración de 25. Estos periodos de tiempo son llamados pomodoros.
• Después de cada 4 pomodoros puedes tomar un descanso mas largo.
• Puedes usar tantos pomodoros como sean necesarios para la realizacion de una tarea.
• Y las tareas junto con los pomodoros se van apuntando en una libreta.